TIPOS DE DATOS EN EXCEL

Existen dos tipos de valores para ingresar en las celdas:

* Valores constantes: Son datos que se ingresan directamente en una celda. Pueden ser texto, numéricos, fechas, horas, signos, etc. Para cambiar el valor constante se lo modifica manualmente.

* Fórmulas: son referencias de celdas, nombres de celdas o rangos, funciones u operadores que dan como resultado un valor a partir de otros valores existentes.

Excel permite ingresar diferente tipos de datos:

1. Texto
2. Números
3. Fechas
4. Horas
5. Valores Lógicos (Verdadero y Falso)
6. Fórmulas y funciones
7. Valores de error
8. Mandatos u Órdenes.

 1.Texto

Son aquellos textos donde se involucran letras, números y símbolos.

Los textos se acomodan, generalmente y en forma automática, a la izquierda de la celda.

Para escribir el título de la columna solo debe posicionarse en la celda correspondiente y digitarlo. 

 Por ejemplo:

 Posicionese en  B4 y digite Descripción y en C4  Importe.

Esto indica que en la columna B escribirá las descripciones y en la C los importes correspondientes a c/u de esas descripciones.

El título de la planilla:

• Para escribir el titulo de la planilla solo debe posicionarse en la fila donde desea que aparezca el mismo, y escribirlo.
• Luego seleccione las celdas en las cuales desea que el mismo quede centrado y pulsar el botón de centrado.

  

2.  Números

 Corresponden exclusivamente a números.

 Para los números se pueden seleccionar formatos predefinidos o existe la posibilidad de crear nuevos formatos.

Si selecciona una celda que contenga números, y pulsa el botón derecho del Mouse, se desplegará un menú contextual; seleccione FORMATO DE CELDAS. La opción “Números” traerá los formatos predefinidos. También en esta opción  podrá crear los nuevos formatos.

El símbolo # significa que la cifra puede o no estar:

#.### miles con punto

#.##0,00  si no aparece ningún el número colocará 0,00 en caso contrario colocará los decimales.

Para reemplazar al símbolo de moneda que trae predefinido el Excel, ingrese en WINDOWS en el PANEL DE CONTROL  y en el icono Internacional lo podrá modificar.

Cuando en Excel pulse el botón Moneda, automáticamente coloca el signo $ pero alineado a la izquierda.

3. Fechas

ej. 12/01/12. en La opción “Formato de las celdas” se presentas distintas formas de visualizar las fechas.

4. Horas

ej. 09:23 en La opción “Formato de las celdas” se presentas distintas formas de visualizar la hora.

5. Valores Lógicos (Verdadero y Falso)

Para ingresar este tipo de datos simplemente tipee VERDADERO o FALSO, según lo que necesite.

6. Fórmulas y funciones:

 Una fórmula puede ser una operación matemática, una función o una referencia a celdas de la hoja o de otra hoja y comienza con un signo = (igual).

Ej. Obtener la suma total de los importes:

a)  Con una operación matemática:

Posicionese en la celda C9 y escriba

=C5+C6+C7+C8

b) Con una función:

=SUMA (C5:C8)

Esta función calcula la suma de un conjunto de celdas o “RANGO DE CELDAS”

identificado por c5:c8; esto indica que sumará las celdas c5,c6,c7 y c8.

Digite esta función en la celda C11.

Verifique que el importe de la celda C9 es igual al de la celda C11

c) Utilizando el botón de  Auto suma   (en 97)   o   (en 2007)

Posicionese en la celda C9, pulse la tecla SUPR o DEL para borrar el contenido de la misma, pulse el botón de autosuma.

Para utilizar este  botón debe posicionarse en la celda inferior de la columna que desea sumar y Excel automáticamente reconocerá cual es el rango de celda a sumar.

Para obtener totales de filas y de columnas y de la intersección de ambas, seleccione todas las filas, todas las columnas, la primer fila y columna en blanco que le sigue a las que tienen datos, luego pulse el botón de autosuma

7. Valores de error

Excel al evaluar una fórmula si encuentra algún error, muestra un valor de error.

Ej.: #####  el valor numérico introducido en la celda o el resultado de la fórmula es demasiado ancho para poder visualizarlo

#¡REF!(#REF!) en la fórmula se está haciendo referencia a una celda inexistente.

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FORMULAS Y FUNCIONES

Para introducir cualquier fórmula o función siempre debemos comenzar por el signo = de manera que Excel pueda identificar que los datos introducidos no son textos o datos numéricos.

Formula =(c5+f6+b1+a3)^(1/2)

funcion= Raiz(c5+f6+b1+a3)

Las funciones son herramientas especiales que efectúan cálculos de diversa complejidad en un solo paso. Excel contiene funciones especializadas en cálculos matemáticos, financieros, funciones lógicas, etc.

Las fórmulas en Excel son expresiones que se utilizan para realizar cálculos o procesamiento de valores, produciendo un nuevo valor que será asignado a la celda en la cual se introduce dicha fórmula. En una fórmula, por lo general,   intervienen valores que se encuentran en una o más celdas de un libro de trabajo.

La utilización de las funciones, además de simplificar el desarrollo de modelos sobre hojas de cálculo, permite efectuar dichos cálculos sin conocer el procedimiento matemático, por ejemplo, podemos calcular el VAN (Valor Actual Neto) de una inversión aunque no recordemos la fórmula, simplemente utilizando la función correspondiente.

Elementos de las funciones en Excel:

Nombre:	es un término descriptivo abreviado, tal como SUMA, PROMEDIO, VNA, etc.
Argumentos:	son los datos que necesita la función para operar correctamente. Por ejemplo, la función SUMA tendrá como argumentos el rango de valores a sumar, en la función que calcula el VAN de una inversión, los argumentos serán el tipo de interés o coste de capital, así como el rango de los rendimientos obtenidos. Los argumentos se sitúan entre paréntesis y van separados por "punto y coma"(;).

Las funciones pueden introducirse

1.       Escribiéndola directamente sobre la celda (si conocemos su sintaxis y los argumentos a ingresar)

2.      Desde la barra de fórmulas, presionando f_x para insertar función

3.      Desde la ficha Fórmulas en el fragmento Biblioteca de funciones, presionando el botón Insertar función.

Las indicaciones para escribir una fórmula son:

·         Siempre comience a escribir con un signo de igual delante.

·         En una fórmula puede haber uno o más operadores (aritméticos, de comparación, etc.).

·         Toda fórmula necesita al menos dos valores combinados con operadores, para realizar una comparación y en base a eso realizar la comparación.

·         Todos los valores de texto que deba devolver una fórmula como resultado deberán ir entre comillas.

·         Los nombres de las funciones nunca llevan acentuación ni espacios.

·         El nombre de la función puede estar escrito en mayúsculas o minúsculas, indistintamente.

·         Los argumentos o valores que contiene una función siempre van entre paréntesis.

·         Los argumentos se deberán separar con punto y coma.

La sintaxis de las fórmulas es:

=nombre_de_la_formula(argumento₁;argumento₂;argumento_n)

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FUNCIONES DE FECHA Y HORA

FECHANUMERO: Convierte una fecha con formato de texto en un valor de número de serie.

DIA: Convierte un número de serie en un valor de día del mes.

DIAS360: Calcula el número de días entre dos fechas a partir de un año de 360 días.

FECHA.MES: Devuelve el número de serie de la fecha equivalente al número indicado de meses anteriores o posteriores a la fecha inicial.

FIN.MES: Devuelve el número de serie correspondiente al último día del mes anterior o posterior a un número de meses especificado.

HORA: Convierte un número de serie en un valor de hora.

MINUTO: Convierte un número de serie en un valor de minuto.

MES: Convierte un número de serie en un valor de mes.

DIAS.LAB: Devuelve el número de todos los días laborables existentes entre dos fechas.

DIAS.LAB.INTL: Devuelve el número de todos los días laborables existentes entre dos fechas usando parámetros para indicar cuáles y cuántos son días de fin de semana.

AHORA: Devuelve el número de serie correspondiente a la fecha y hora actuales.

SEGUNDO: Convierte un número de serie en un valor de segundo.

TIEMPO: Devuelve el número de serie correspondiente a una hora determinada.

VALHORA: Convierte una hora con formato de texto en un valor de número de serie.

HOY: Devuelve el número de serie correspondiente al día actual.

DIASEM: Convierte un número de serie en un valor de día de la semana.

NUM.DE.SEMANA: Convierte un número de serie en un número que representa el lugar numérico correspondiente a una semana de un año.

DIA.LAB: Devuelve el número de serie de la fecha que tiene lugar antes o después de un número determinado de días laborables.

DIA.LAB.INTL: Devuelve el número de serie de la fecha anterior o posterior a un número especificado de días laborables usando parámetros para indicar cuáles y cuántos son días de fin de semana.

AÑO: Convierte un número de serie en un valor de año.

FRAC.AÑO: Devuelve la fracción de año que representa el número total de días existentes entre el valor de fecha_inicial y el de fecha_final.

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FUNCIONES DE TEXTO

Las funciones de texto en Excel permiten concatenar cadenas de caracteres, remover los espacios en blanco, reemplazar ciertos caracteres por otros y muchas cosas más que te permitirán manipular las cadenas de texto para obtener los resultados deseados.

ASC De un texto dado cuyas letras son de ancho completo dos bytes devuelve el texto en caracteres de un byte o ancho medio.

CARACTER Devuelve el carácter especificado por un número de código correspondiente a los caracteres del código ASCII.

LIMPIAR Elimina del texto los caracteres que no son imprimibles.

CODIGO Devuelve el número de código del primer carácter del texto. El código devuelto corresponde al conjunto de caracteres utilizado por su equipo. Es lo contrario a la función CARÁCTER.

CONCATENAR Concatena varios elementos de texto situados en diferentes celdas en un solo texto en una única celda.

MONEDA Convierte un número en moneda $ (dólar) ó moneda de referencia en cada país.

IGUAL Comprueba si dos valores de texto son idénticos.

ENCONTRAR, ENCONTRAR Busca un valor de texto dentro de otro (distingue mayúsculas de minúsculas).

DECIMAL Da formato a un número con decimales para que tenga un número fijo de decimales (lo más habitual dos decimales).

JIS Convierte las letras inglesas de ancho medio (de un byte) dentro de una cadena de caracteres en caracteres de ancho completo (de dos bytes). Es lo contrario a la función ASC.

IZQUIERDA, IZQUIERDAB Devuelve tantos caracteres como indiques del lado izquierdo de un valor de texto.

LARGO, LARGOB Te indica el número de caracteres de una cadena de texto.

MINUSC Si un texto está en mayúsculas, pone el texto en minúsculas.

EXTRAE, EXTRAEB Expresa un número específico de caracteres de una cadena de texto que comienza en la posición que se especifique.

FONETICO sirve para obtener los caracteres fonéticos de una cadena de texto.

NOMPROPIO De un texto dado pone en mayúscula la primera letra de cada palabra de dicho valor de texto.

REEMPLAZAR, REEMPLAZARB Cambia unos caracteres de texto por otros.

REPETIR Repite el texto un número determinado de veces que indiques.

DERECHA, DERECHAB Devuelve los caracteres del lado derecho de un valor de texto.

HALLAR, HALLARB Busca un valor de texto dentro de otro (no distingue mayúsculas de
minúsculas).

SUSTITUIR Sustituye o reemplaza un texto antiguo por un texto nuevo en una cadena de
texto tantas veces como le indiques o tantas como aparezca.

T Te dice si un valor es texto o no lo es, escribiendo el texto si lo es o en caso contrario lo
deja en blanco o lo pone entre comillas.

TEXTO Da formato a un número y lo convierte en texto especificando el formato en que lo
quieres.

ESPACIOS Hace desaparecer los espacios en blanco del texto que se indiques.

MAYUSC Pone el texto en mayúsculas.

VALOR Convierte un argumento de texto en un número.

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FUNCIONES MATEMATICAS

Las funciones matemáticas de Excel son utilizadas para ejecutar varias operaciones aritméticas como la suma y el producto de dos números. Las funciones trigonométricas de Excel permitirán obtener el seno, coseno y tangente de un ángulo especificado.

ABS Devuelve el valor absoluto de un número, es decir, un número sin signo. ACOS Devuelve el arcoseno de un número, en radianes, dentro del intervalo de 0 a Pi. ACOSH Devuelve el coseno hiperbólico inverso de un número. AGREGAR Devuelve un agregado de una lista o base de datos. ALEATORIO Devuelve un número aleatorio mayor o igual que 0 y menor que 1. ALEATORIO.ENTRE Devuelve un número aleatorio entre los números que especifique. ASENO Devuelve el arcoseno de un número en radianes, dentro del intervalo -Pi/2 a Pi/2 ASENOH Devuelve el seno hiperbólico inverso de un número. ATAN Devuelve el arco tangente de un número en radianes, dentro del intervalo -Pi/2 a Pi/2. ATAN2 Devuelve el arco tangente de las coordenadas X e Y especificadas, en un valor en radianes comprendido entre -Pi y Pi, excluyendo -Pi. ATANH Devuelve la tangente hiperbólica inversa de un número. COCIENTE Devuelve la parte entera de una división. COMBINAT Devuelve el número de combinaciones para un número determinado de elementos. COS Devuelve el coseno de un ángulo. COSH Devuelve el coseno hiperbólico de un número. ENTERO Redondea un número hasta el entero inferior más próximo. EXP Devuelve e elevado a la potencia de un número determinado. FACT Devuelve el factorial de un número. FACT.DOBLE Devuelve el factorial doble de un número. GRADOS Convierte radianes en grados. LN Devuelve el logaritmo natural de un número. LOG Devuelve el logaritmo de un número en la base especificada. LOG10 Devuelve el logaritmo en base 10 de un número. M.C.D Devuelve el máximo común divisor. M.C.M Devuelve el mínimo común múltiplo. MDETERM Devuelve el determinante matricial de una matriz. MINVERSA Devuelve la matriz inversa de una matriz dentro de una matriz. MMULT Devuelve el producto matricial de dos matrices, una matriz con el mismo número de filas que Matriz1 y columnas que Matriz2. MULTINOMIAL Devuelve el polinomio de un conjunto de números. MULTIPLO.INFERIOR Redondea un número hacia abajo, hasta el múltiplo significativo más cercano. MULTIPLO.INFERIOR.EXACTO Redondea un número hacia abajo, hasta el entero o múltiplo significativo más cercano. MULTIPLO.SUPERIOR Redondea un número hacia arriba, hasta el múltiplo significativo más cercano. MULTIPLO.SUPERIOR.EXACTO Redondea un número hacia arriba, al entero o múltiplo significativo más cercano. NUMERO.ROMANO Convierte un número arábigo en romano, en formato de texto. PI Devuelve el valor Pi con precisión de 15 dígitos. POTENCIA Devuelve el resultado de elevar el número a una potencia. PRODUCTO Multiplica todos los números especificados como argumentos. RADIANES Convierte grados en radianes. RAIZ Devuelve la raíz cuadrada de un número. RAIZ2PI Devuelve la raíz cuadrada de (número * Pi). REDOND.MULT Devuelve un número redondeado al múltiplo deseado. REDONDEA.IMPAR Redondea un número positivo hacia arriba y un número negativo hacia abajo hasta el próximo entero impar. REDONDEA.PAR Redondea un número positivo hacia arriba y un número negativo hacia abajo hasta el próximo entero par. REDONDEAR Redondea un número al número de decimales especificado. REDONDEAR.MAS Redondea un número hacia arriba, en dirección contraria a cero. REDONDEAR.MENOS Redondea un número hacia abajo, hacia cero. RESIDUO Proporciona el residuo después de dividir un número por un divisor. SENO Devuelve el seno de un ángulo determinado. SENOH Devuelve el seno hiperbólico de un número. SIGNO Devuelve el signo de un número: 1, si el número es positivo; cero, si el número es cero y -1, si el número es negativo. SUBTOTALES Devuelve un subtotal dentro de una lista o una base de datos. SUMA Suma todos los números en un rango de celdas. SUMA.CUADRADOS Devuelve la suma de los cuadrados de los argumentos. SUMA.SERIES Devuelve la suma de una serie de potencias. SUMAPRODUCTO Devuelve la suma de los productos de rangos o matrices correspondientes. SUMAR.SI Suma las celdas que cumplen determinado criterio o condición. SUMAR.SI.CONJUNTO Suma las celdas que cumplen un determinado conjunto de condiciones o criterios. SUMAX2MASY2 Devuelve la suma del total de las sumas de cuadrados de números en dos rangos o matrices correspondientes. SUMAX2MENOSY2 Suma las diferencias entre cuadrados de dos rangos o matrices correspondientes. SUMAXMENOSY2 Suma los cuadrados de las diferencias en dos rangos correspondientes de matrices. TAN Devuelve la tangente de un ángulo. TANH Devuelve la tangente hiperbólica de un número. TRUNCAR Convierte un número decimal a uno entero al quitar la parte decimal o de fracción. REGRESAR